さ： 差し出す情報は、必要な分だけ。
この言葉の意味
役立つ回答のために詳しい情報が必要な場合でも、手元の資料全部を渡す必要はありません。作業の目的と関係する範囲を切り出し、個人や秘密の情報を減らしましょう。入力を少なくすることは、確認すべき材料を見渡しやすくする工夫にもなります。
たとえば、こんな場面で
理解を助けるための仮の場面です。
よくある場面
学習会の担当者が参加傾向を整理するため、申込書全体をAIに渡そうとする。必要なのは希望する曜日の集計なのに、住所や緊急連絡先まで同じ資料に入っていることを見落としている。
こう変えてみる
担当者は目的を曜日別の傾向の整理に絞る。個々の申込書は渡さず、規則に従って必要な集計だけを手元で作り、個人の連絡先が含まれない材料で整理の仕方を相談する。
自分に問いかける
手元の資料全部ではなく、今回の目的に必要な範囲だけに絞れますか。
今日の実践ヒント
今回の作業に必要な項目を先に列挙し、資料の中からその範囲だけを取り出せるか確認しましょう。